Список вопросов базы знаний

децентрализованная форма делопроизводства

выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем организации (фирмы), при этом полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте

централизованная форма делопроизводства

создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы, автономно (независимо от центральной службы делопроизводства) выполняющей весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения

смешанная форма делопроизводства

формы организации работы с документами, когда часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению дел, обработке перед сдачей в архив

третий экземпляр номенклатуры дел

дело, находящееся в качестве учетного документа в архиве организации

второй экземпляр номенклатуры дел

дело, хранящееся в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация

первый экземпляр номенклатуры дел

дело, используемое службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия

четвертый экземпляр номенклатуры дел

дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения

секретариат

специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции

архив

совокупность архивных документов, а также организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования

экспедиция

структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации

общий отдел в органах местного самоуправления

специально создаваемый в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган, для осуществления постоянной работы коллегиальной структуры

машинописное бюро (компьютерный центр подготовки документов)

структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов

протокольный отдел (группа) в органах местного самоуправления

служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуре, муниципалитете) местного самоуправления

внутренние документы

документы, поступившие в организацию

входящие документы

официальные документы, отправляемые из организации

исходящие документы

официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации

основная функция руководителя

планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы

формирование дела

группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

главная цель регистрации документа

придание документу юридической силы

основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня

планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы

должностная инструкция

документ, регламентирующий организационно-правовое положение работника в службе ДОУ

дело

основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации

инструкция по делопроизводству

совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

индивидуальный срок исполнения документа

деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев

экспертиза ценности документов

срок исполнения, установленный резолюцией руководства

резолюция документа

реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение

классификационная схема

систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке

номенклатура дел

основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел

опись как вид учетного документа архива организации

систематизированный список наименований отраслей, вопросов деятельности, отраженных в документах, построена по функционально-отраслевому принципу

положение о службе ДОУ

типовая функция службы ДОУ, объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов

типовой перечень

основание для определения штатной численности службы ДОУ, её структуры, и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота

сведения об объемах документооборота организации

документ, унифицирующий сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности

учет объема документооборота

правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы

документирование управленческой деятельности

разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.

организация и выполнение работ по обработке документов

прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов – обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.

организационные виды работ

организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.

группа контроля (бюро, отдел, инспекция и др.)

прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям

отдел (бюро) по работе с обращениями граждан

контроль за сроками исполнения документов

экспедиция

регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов

подразделение по учету и регистрации документов

информирование руководства о ходе выполнения обращений граждан

категория «Руководители»

заведующий службой делопроизводства (т. е. управляющего делами, заведующих канцелярией, общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировального бюро, и т.д.

категория «Специалисты»

документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор

категория «Технические исполнители»

экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники

критерий оценки происхождения документов

физическое состояние документа

критерий содержания документов

время и место образования документа

критерий внешних особенностей документов

разновидность документа