Список вопросов базы знаний

децентрализованная форма делопроизводства

выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем организации (фирмы), при этом полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте

централизованная форма делопроизводства

формы организации работы с документами, когда часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению дел, обработке перед сдачей в архив

смешанная форма делопроизводства

создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы, автономно (независимо от центральной службы делопроизводства) выполняющей весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения

первый экземпляр номенклатуры дел

дело, хранящееся в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация

третий экземпляр номенклатуры дел

дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения

четвертый экземпляр номенклатуры дел

дело, используемое службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия

второй экземпляр номенклатуры дел

дело, находящееся в качестве учетного документа в архиве организации

секретариат

совокупность архивных документов, а также организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования

архив

структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации

экспедиция

специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции

общий отдел в органах местного самоуправления

специально создаваемый в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган, для осуществления постоянной работы коллегиальной структуры

машинописное бюро (компьютерный центр подготовки документов)

структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов

протокольный отдел (группа) в органах местного самоуправления

служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуре, муниципалитете) местного самоуправления

исходящие документы

официальные документы, отправляемые из организации

входящие документы

документы, поступившие в организацию

внутренние документы

официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации

формирование дела

планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы

основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня

группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

главная цель регистрации документа

придание документу юридической силы

основная функция руководителя

планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы

должностная инструкция

основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации

инструкция по делопроизводству

документ, регламентирующий организационно-правовое положение работника в службе ДОУ

дело

совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

резолюция документа

реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение

индивидуальный срок исполнения документа

срок исполнения, установленный резолюцией руководства

экспертиза ценности документов

деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев

номенклатура дел

основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел

классификационная схема

систематизированный список наименований отраслей, вопросов деятельности, отраженных в документах, построена по функционально-отраслевому принципу

опись как вид учетного документа архива организации

систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке

типовой перечень

правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы

положение о службе ДОУ

документ, унифицирующий сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности

сведения об объемах документооборота организации

типовая функция службы ДОУ, объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов

учет объема документооборота

основание для определения штатной численности службы ДОУ, её структуры, и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота

организационные виды работ

разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.

организация и выполнение работ по обработке документов

прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов – обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.

документирование управленческой деятельности

организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.

отдел (бюро) по работе с обращениями граждан

информирование руководства о ходе выполнения обращений граждан

группа контроля (бюро, отдел, инспекция и др.)

контроль за сроками исполнения документов

экспедиция

прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям

подразделение по учету и регистрации документов

регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов

категория «Специалисты»

заведующий службой делопроизводства (т. е. управляющего делами, заведующих канцелярией, общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировального бюро, и т.д.

категория «Руководители»

документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор

категория «Технические исполнители»

экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники

критерий внешних особенностей документов

разновидность документа

критерий содержания документов

время и место образования документа

критерий оценки происхождения документов

физическое состояние документа