Список вопросов базы знаний

смешанная форма делопроизводства

выполнение всех технологических операций по работе с документами одним специализированным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел) или секретарем организации (фирмы), при этом полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания и до сдачи в архив выполняется в одном месте

централизованная форма делопроизводства

формы организации работы с документами, когда часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняются центральной службой делопроизводства, а в структурных подразделениях выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, контролю за исполнением, хранению дел, обработке перед сдачей в архив

децентрализованная форма делопроизводства

создание в каждом структурном подразделении одной организации собственной делопроизводственной службы, автономно (независимо от центральной службы делопроизводства) выполняющей весь цикл операций по получению, регистрации, систематизации и хранению документов данного структурного подразделения

четвертый экземпляр номенклатуры дел

дело, хранящееся в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация

первый экземпляр номенклатуры дел

дело, используемое службой ДОУ в качестве рабочего экземпляра, в который вносятся все уточнения в течение всего срока действия

второй экземпляр номенклатуры дел

дело, включенное в номенклатуру дел службы ДОУ с установленным сроком хранения

третий экземпляр номенклатуры дел

дело, находящееся в качестве учетного документа в архиве организации

архив

совокупность архивных документов, а также организация или структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования

секретариат

специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции

экспедиция

структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации

машинописное бюро (компьютерный центр подготовки документов)

специально создаваемый в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган, для осуществления постоянной работы коллегиальной структуры

общий отдел в органах местного самоуправления

структурное подразделение, основной задачей которого является создание (печатание, набор текста) документов

протокольный отдел (группа) в органах местного самоуправления

служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуре, муниципалитете) местного самоуправления

исходящие документы

документы, поступившие в организацию

входящие документы

официальные документы, отправляемые из организации

внутренние документы

официальные документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации

формирование дела

группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

главная цель регистрации документа

планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности, контроль и оценка работы

основная функция руководителя

придание документу юридической силы

основные функции руководителя структурного подразделения любого уровня

планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы

инструкция по делопроизводству

основной документ, устанавливающий единый порядок документирования и выбранную технологию работы с документами в организации

дело

совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

должностная инструкция

документ, регламентирующий организационно-правовое положение работника в службе ДОУ

резолюция документа

срок исполнения, установленный резолюцией руководства

индивидуальный срок исполнения документа

деятельность по отбору документов на государственное хранение или установлению сроков их хранения на основе принятых критериев

экспертиза ценности документов

реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом, и содержащий принятое им решение

опись как вид учетного документа архива организации

систематизированный список наименований отраслей, вопросов деятельности, отраженных в документах, построена по функционально-отраслевому принципу

классификационная схема

основной архивный справочник, являющийся основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата и документом, обеспечивающим оперативный поиск дел

номенклатура дел

систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформленный в установленном порядке

сведения об объемах документооборота организации

типовая функция службы ДОУ, объем документооборота подсчитывается ежедневно путем суммирования количества входящих, исходящих и внутренних документов

типовой перечень

основание для определения штатной численности службы ДОУ, её структуры, и выбора средств организационной и вычислительной техники, необходимой для обработки определенных объемов документов, выбора наиболее эффективной системы делопроизводства, степени централизации и технологии отдельных этапов документооборота

учет объема документооборота

правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы данной службы

положение о службе ДОУ

документ, унифицирующий сроки хранения типовой документации, образующейся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, независимо от их ведомственной и отраслевой направленности

документирование управленческой деятельности

прием и первоначальная обработка поступающих документов, регистрация, рассмотрение, доставка документов, контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в организации, информационно-справочное обслуживание, отправка документов, оперативное хранение документов, подготовка дел к сдаче в архив, архивные работы, организация работы с отдельными категориями документов – обращениями граждан, документами с грифом ограничения доступа и др.

организация и выполнение работ по обработке документов

организация совещаний, приема посетителей, телефонных переговоров, методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях и в подведомственных организациях, разработка новейших технологий организации делопроизводства, повышения квалификации работников службы ДОУ и др.

организационные виды работ

разработка и ведение табеля форм документов и альбома унифицированных форм документов; разработка и тиражирование бланков документов, их выдача и учет, оформление документов, их подготовка по указанию руководства, документирование заседаний, совещаний и др.

экспедиция

регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов

группа контроля (бюро, отдел, инспекция и др.)

информирование руководства о ходе выполнения обращений граждан

подразделение по учету и регистрации документов

контроль за сроками исполнения документов

отдел (бюро) по работе с обращениями граждан

прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям

категория «Технические исполнители»

заведующий службой делопроизводства (т. е. управляющего делами, заведующих канцелярией, общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировального бюро, и т.д.

категория «Специалисты»

документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор

категория «Руководители»

экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники

критерий содержания документов

время и место образования документа

критерий внешних особенностей документов

разновидность документа

критерий оценки происхождения документов

физическое состояние документа